1) 계약 배경: “두 대를 동시에” 하게 된 이유

저희는 기존에 차량 1대를 운영하고 있었는데, 업무량이 늘면서 출장/미팅 동선이 겹치는 날이 많아졌고,대표/실무자 각각 이동이 필요한 상황이 자주 발생했습니다. 한 대로 돌리다 보니 “차가 비는 시간”이 생기거나,일정이 꼬여서 택시/대중교통으로 임시 대응하는 비용이 늘었습니다.

그래서 법인 차량 2대를 동시에 도입하기로 했고, 동시에 진행하면 협상 여지가 생길 수 있다는 점,계약/증빙 체계를 한번에 맞춰놓으면 이후 관리가 편해진다는 점이 결정에 영향을 줬습니다.다만 두 대를 한 번에 진행하는 순간부터 “세무 처리”가 훨씬 더 중요해졌습니다.한 대는 대충 넘어가도, 두 대는 금액 자체가 커지고 눈에 띄기 때문에 증빙/관리가 필수였습니다.

2) 가장 먼저 잡은 원칙: “비용처리”는 구조가 아니라 ‘운용’이 좌우한다

처음에는 리스가 유리하냐, 장기렌트가 유리하냐로만 비교하려고 했는데,세무사 상담에서 가장 크게 들었던 말은 이거였습니다.“계약 형태보다, 실제 운용과 증빙이 더 중요합니다.”

즉, 리스/렌트 중 무엇을 선택해도 비용처리의 기본은업무사용의 합리성과 증빙 체계를 갖추는 것입니다.그래서 저희는 계약 전에 아래 항목을 사내 기준으로 먼저 정리했습니다.

• 차량별 담당자(주 운전자) 지정: 누가 어떤 차를 주로 쓰는지 명확히 함
• 업무 목적 사용 원칙: 개인 용무는 원칙적으로 제한
• 운행 기록 관리 방식: 운행기록부를 “하겠다/안 하겠다”가 아니라 “어떻게 할지” 결정
• 주유/통행/주차 증빙: 법인카드 결제로 통일해 누락을 최소화
• 정비/소모품 처리 방식: 비용 계정 처리 기준과 증빙 파일링 규칙 수립

이 원칙을 세워놓고 계약을 진행하니, 이후에 서류가 꼬이거나 “이건 비용처리 돼요?” 같은 질문이 크게 줄었습니다.

3) “두 대 동시 계약”에서 진짜 중요한 체크리스트

3-1. 계약서·청구서·세금계산서(또는 증빙) 흐름이 일관적인가

두 대를 진행하면 각 차량별로 계약서/청구서/증빙이 따로 나오는데,이게 서로 다르게 발행되면 나중에 회계 처리할 때 스트레스가 폭발합니다.예를 들어 한 대는 월 청구서 기준, 다른 한 대는 세금계산서 발행 타이밍 기준으로 들어오면월별 비용 인식이 흔들리고, 담당자 바뀌면 누락도 생깁니다.

그래서 저희는 진행 전에 “증빙 발행 방식”을 통일했고, 월마감 기준으로 정리했습니다.회계 담당자가 가장 싫어하는 게 “자료가 매달 다르게 들어오는 것”이라서,처음부터 발행 규칙을 고정하는 게 핵심입니다.

3-2. 운전자 범위(임직원/직원 교체)를 현실적으로 잡기

법인 차량은 “회사 차”라서 여러 사람이 탈 가능성이 높습니다.그런데 운전자 범위를 좁게 잡으면 보험/운용 조건이 꼬일 수 있고,너무 넓게 잡으면 불필요한 비용이 붙을 수 있습니다.

저희는 차량별로 주 운전자를 지정하되, 예외 상황(출장 대체 운전, 야근 후 교대 운전 등)을 고려해운전자 범위를 현실적으로 설계했습니다.중요한 건 “사고가 났을 때 약관상 문제가 없는가”를 기준으로 잡는 겁니다.두 대를 동시에 운영하면 일정이 겹칠 때 서로 차를 바꿔 타는 일이 실제로 생기기 때문입니다.

3-3. 약정 주행거리: “업무 패턴”으로 산정해야 손해가 없다

주행거리는 감으로 잡으면 거의 틀립니다.특히 2대 운영은 차량별 역할이 달라서, 한 대는 장거리 출장용으로 많이 뛰고한 대는 도심 미팅용으로 짧게 움직일 수 있습니다.

저희는 최근 3~6개월의 이동 기록(지도/캘린더/출장 기록)을 대충이라도 모아서차량별 예상 주행을 잡았습니다.이 작업을 해두면 계약 후 “주행거리 부족/초과”로 인한 불만이 확 줄어듭니다.

3-4. 정비 포함 여부: 비용보다 “관리 리소스” 기준으로 판단

정비 포함은 단순히 싸다/비싸다가 아니라, 회사의 관리 리소스를 얼마나 줄일 것인가 문제였습니다.차량이 한 대면 정비소 예약도 어떻게든 되는데, 두 대가 되면소모품 교체 시기/예약/정비 내역 정리가 꽤 번거로워집니다.

저희는 한 대는 정비 포함(업무량이 많은 차), 다른 한 대는 정비를 최소화하는 방식으로 가져갔습니다.이렇게 역할을 나누니 “정비 포함의 장점”과 “직접 관리의 유연함”을 동시에 가져갈 수 있었습니다.핵심은 회사 상황에 맞게 차량별 운영 목적을 분리하는 것이었습니다.

4) 비용처리 포인트: 실제로 도움 됐던 ‘운영 방식’

4-1. 법인카드 통일은 선택이 아니라 필수

주유비, 통행료, 주차비, 세차비 같은 비용은 건건이 현금 처리하면증빙이 누락되기 쉽고, 누락된 비용은 결국 비용처리에서 빠지게 됩니다.더 큰 문제는 “업무용 입증”이 약해지는 겁니다.

저희는 가능한 모든 차량 관련 지출을 법인카드로 통일했습니다.직원이 대신 결제해야 하는 상황이 생기면, 즉시 영수증을 회계 공유 폴더에 업로드하도록 룰을 만들었습니다.두 대 운영에서는 이 룰 하나만 잘 지켜도 월마감 시간이 확 줄어듭니다.

4-2. 운행기록부: “해야 하냐/말아야 하냐”가 아니라 “어떻게 간단히 할 거냐”

운행기록부는 듣기만 해도 귀찮습니다.그런데 두 대를 운영하다 보면, 특정 기간에 주행이 몰리거나개인/업무 경계가 흐려지는 상황이 생깁니다.그때 가장 안전한 방식이 “기록 체계를 최소한으로라도 갖추는 것”이었습니다.

저희는 완벽하게 적는 방식이 아니라,업무 일정(미팅/출장/방문처)을 캘린더에 남기고,월말에 차량별로 주요 이동만 정리하는 방식으로 부담을 낮췄습니다.중요한 건 ‘100점짜리 기록’이 아니라, 필요할 때 설명 가능한 수준의 근거를 남기는 것이었습니다.

4-3. 차량별 계정/메모 분리: “한 파일에 섞지 않기”

두 대 운영의 함정은 자료가 섞이는 겁니다.같은 날짜에 주유비가 두 건 찍히면 어떤 게 어떤 차인지 헷갈리고,담당자가 바뀌면 바로 누락이 생깁니다.

저희는 차량별로 폴더를 분리하고, 영수증 업로드 시 파일명 규칙을 통일했습니다.예를 들어 “차량A_YYYYMMDD_주유_금액” 같은 방식으로 정리하니회계 처리도 빨라지고, 나중에 증빙 찾는 시간이 거의 없어졌습니다.

4-4. 보험/사고 처리: 약관보다 “프로세스”를 먼저 정리

사고는 안 나면 좋지만, 두 대면 확률이 올라갑니다.그래서 저희는 “사고 나면 누구에게 연락하고, 어떤 자료를 남기고,비용 처리는 어떻게 흐르는지”를 사내 공지로 정리해뒀습니다.

사고가 났을 때 당황해서 처리하면, 사진/상대방 정보/현장 기록이 빠지고그게 나중에 비용 처리나 분쟁에서 문제가 되기도 합니다.이건 리스/렌트의 문제가 아니라 운영 체계의 문제라서,두 대 이상 운영하는 법인은 꼭 잡아두는 게 좋습니다.

5) 실제 체감 비용: “월 납입”만 보면 판단이 흐려진다

두 대를 동시에 계약할 때 가장 많이 실수하는 게“월 납입 총액”만 보고 결정하는 겁니다.하지만 법인 차량은 월 납입 외에도보험/정비/소모품/사고 처리/주유 패턴이 함께 움직입니다.

예를 들어 한 대는 주행이 많아 소모품 교체가 빠르고,한 대는 도심 정차가 많아 특정 정비 이슈가 생길 수도 있습니다.이런 요소는 계약 전에는 체감이 약하지만,6개월만 지나면 “왜 이 옵션을 넣었지/뺐지”가 분명해집니다.

저희가 느낀 결론은 이거였습니다.“차량별 역할을 나누고, 그 역할에 맞춰 비용 구조를 설계하면 후회가 줄어든다.”한 번에 두 대를 도입할수록 이 원칙이 더 중요해졌습니다.

6) 두 대 운영 후 느낀 장점/아쉬움

장점

• 업무 효율: 일정 겹침이 줄고, 이동 대응력이 크게 좋아짐
• 회계 정리: 룰만 잡아두면 오히려 매달 반복 처리로 안정화
• 비용 예측: 정비/보험을 구조화하면 지출이 갑자기 튀는 상황이 줄어듦

아쉬움

• 관리 포인트 증가: 주행거리/정비/영수증이 “두 배”가 아니라 “섞이면서 더 복잡”해질 수 있음
• 운전자 관리: 차량을 바꿔 타는 상황에서 규정이 없으면 리스크가 생길 수 있음
• 사고 대응: 사고 프로세스를 미리 만들어두지 않으면 손이 많이 감

다만 이 아쉬움은 “처음에 룰을 만들었느냐”에 따라 거의 해결 가능했습니다.결국 두 대 운영은 비용보다 운영 시스템이 핵심이라는 걸 체감했습니다.

7) 법인 2대 동시 계약을 고민 중이라면: 상담 전에 준비하면 좋은 5가지

• 차량별 사용 목적: 장거리/도심/대표용/현장용 등 역할 정의
• 월 주행거리 추정: 최근 일정 기반으로 대략이라도 산정
• 주 운전자/부 운전자 범위: 직원 교체/출장 대체 운전까지 고려
• 정비 포함 희망 수준: “완전 포함/핵심만 포함/직접 관리” 중 선택
• 증빙 처리 방식: 법인카드 통일 + 영수증 업로드 룰

이 5가지만 정리해서 상담하면, 견적 비교도 빨라지고계약 후 관리 스트레스도 줄어듭니다.